Aino
Tietosuoja ja vastuullisuus
Tällä sivulla kerromme, miten Aino käsittelee yrityksenne tietoja. Nettisivujen ja yhteydenottolomakkeen tiedoista kerrotaan erikseen tietosuojaselosteessa.
1. Lyhyesti
- Vain teidän väkenne. Aino vastaa vain osoitteisiin, jotka olette hyväksyneet – ja aina vain lähettäjälle.
- Mitään ei lähde eteenpäin kysymättä. Aino ei lähetä mitään asiakkaillenne. Valmis työ tulee sinulle, ja sinä päätät, mitä sillä tehdään.
- Näet, mitä tehtiin. Aino kertoo, mitä se oletti ja mitä huomasi, joten tarkistaminen on nopeaa.
- Ei koulutusdataksi. Tietojanne ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
2. Mitä tietoja Aino käsittelee
Aino käsittelee vain tietoja, jotka yrityksenne sille antaa, ja tietoja, joita palvelun toimittaminen vaatii.
- Sähköpostit ja liitteet: lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite, viestin aihe ja sisältö, saman viestiketjun aiemmat viestit sekä liitetiedostot.
- Ainon tekemät työt: vastausviestit ja valmiit tiedostot, kuten raportit, taulukot ja tarjoukset.
- Tietopankki (Räätälöity-paketti): aineistot, jotka yrityksenne on antanut Ainon käyttöön.
- Käyttäjä- ja yritystiedot: hyväksyttyjen käyttäjien nimi, sähköpostiosoite, titteli ja puhelinnumero (allekirjoituksia varten) sekä yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, logo ja värit.
- Käyttötiedot: tehtävien ajankohta, tyyppi, tila ja kustannus palvelun seurantaa, laskutusta ja vianselvitystä varten.
Aino ei käsittele viestejä, jotka tulevat muista kuin hyväksytyistä osoitteista.
Käytämme tietoja vain tehtävien tekemiseen, palvelun toimittamiseen ja vianselvitykseen. Emme myy tietoja emmekä käytä niitä markkinointiin tai tekoälymallien kouluttamiseen.
3. Mitä Ainolle ei lähetetä
- Henkilötunnuksia, terveys- tai palkkatietoja
- Yksittäisten työntekijöiden arviointeja tai HR-asioita
- Salasanoja, pankkitunnuksia tai korttitietoja
- Omia yksityisiä asioitasi
Tavallisissa työasiakirjoissa olevat nimet ja yhteystiedot ovat ok, kun ne liittyvät tehtävään. Jos viestissä on arkaluonteista tietoa, Aino jättää sen käyttämättä ja kertoo siitä.
4. Tietopankki
Räätälöity-paketissa Ainolla on yrityksenne oma tietopankki.
Laita tietopankkiin
- Perehdytysmateriaali ja työohjeet
- Prosessit: tilaus, toimitus, reklamaatio, laskutus
- Hinnastot sekä tuote- ja palvelukuvaukset
- Toimitus-, maksu- ja sopimusehdot
- Usein kysytyt kysymykset ja vakiovastaukset
- Kuka vastaa mistäkin (roolit ja yleiset yhteystiedot)
- Viestinnän sävy- ja brändiohjeet
Älä laita tietopankkiin
- Henkilöstötietoja: palkat, henkilötunnukset, työsopimukset, kehityskeskustelut, poissaolot
- Asiakasrekistereitä tai yksityishenkilöiden yhteystietolistoja
- Salasanoja, tunnuksia tai pankkitietoja
- Asiakirjoja, joita teillä ei ole lupa jakaa (esim. salassapitosopimuksen alaiset)
- Johdon luottamuksellisia asioita, kuten yrityskauppoja tai henkilöstösuunnitelmia
Nyrkkisääntö: Laita tietopankkiin vain sitä, minkä jokainen Ainoa käyttävä työntekijänne saa tietää. Aino vastaa kaikille yrityksenne hyväksytyille käyttäjille samasta tietopankista.
5. Palveluntarjoajat ja käsittelypaikat
| Palvelu | Käyttötarkoitus | Sijainti |
|---|---|---|
| Anthropic | tekoälymalli | Yhdysvallat |
| AgentMail | sähköposti | Yhdysvallat |
| Supabase | tietokanta ja tiedostot | Ruotsi (EU) |
EU:n ulkopuolelle tehtävistä siirroista ja niiden suojakeinoista sovitaan tietojenkäsittelysopimuksessa (kohta 7).
6. Kuinka kauan tietoja säilytetään
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan.
- Ainon työtila: kun Aino on lähettänyt vastauksen, tehtävän työtila ja siihen liittyvät tiedostot poistetaan tekoälypalvelusta. Tekoälypalvelun tarjoaja poistaa tekstivastausten syötteet ja tulokset automaattisesti 30 päivän kuluessa. Se voi säilyttää niitä pidempään vain, jos epäillään sen käyttöehtojen vastaista käyttöä.
- Sähköpostit ja liitteet: poistetaan 90 päivän kuluttua.
- Tehtäväloki: pyynnön ja vastauksen sisältö poistetaan 90 päivän kuluttua. Sen jälkeen säilytämme vain yrityskohtaiset käyttö- ja kustannustiedot laskutusta varten.
- Tietopankki sekä käyttäjä- ja yritystiedot: säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan ja poistetaan 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Yksittäisen tietopankin tiedoston poistamme heti pyynnöstä.
Voitte pyytää tietojen poistamista aiemmin: projekti@ziigaa.fi.
7. Tietojenkäsittelysopimus
Kun yrityksenne käyttää Ainoa, yrityksenne on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joita Ainolle lähetetään. Ziigaa käsittelee niitä yrityksenne lukuun. Siksi solmimme jokaisen asiakkaan kanssa tietojenkäsittelysopimuksen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artikla) palvelusopimuksen liitteenä.
Sopimuksessa sovitaan muun muassa:
- käsittelyn tarkoituksesta ja kestosta sekä käsiteltävistä tietotyypeistä
- käyttämistämme palveluntarjoajista (alikäsittelijöistä) ja siitä, että ilmoitamme muutoksista etukäteen
- tietoturvatoimista
- tietojen siirroista EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle ja niiden suojakeinoista
- siitä, miten autamme, jos joku käyttää tietosuojaoikeuksiaan
- tietoturvaloukkauksista ilmoittamisesta ilman aiheetonta viivytystä
- tietojen palauttamisesta ja poistamisesta sopimuksen päättyessä
Sopimusmallin saa tutustuttavaksi etukäteen: projekti@ziigaa.fi.